Como Mapear e Estruturar os Processos

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Estruturar os Processos

Nesse artigo vamos te ensinar uma Metodologia de Mapeamento de Processos que vai potencializar o gerenciamento da rotina do dia a dia e assim Seu Negócio continuará firme na direção de ter um Negócio de Alto Desempenho.

Ao longo de toda essa jornada vivendo o dia a dia das empresas, estudando os detalhes de Sucesso e Insucesso, conhecendo a Mentalidade dos Empreendedores Vencedores e até dos Perdedores, temos visto muita coisa e identificamos vários problemas que muito provavelmente acontece também na sua empresa.

TAIS COMO:

  • Tarefas feitas de forma deficiente ocasionando perda de receita e aumento dos gastos;
  • Brigas entre áreas das empresas.

A área comercial brigando com a área financeira, a área de manutenção brigando com a área de produção, uma área reclamando com outra área de um prazo não cumprido ou de uma informação que não chegou corretamente;

  • Reclamações de clientes;
  • Atividades que precisariam ser feitas e que não são feitas ao mesmo tempo em que algumas atividades que não precisariam ser executadas, sendo executadas até antes das mais prioritárias;
  • Enfim, problemas de todas as formas que você deve conhecer bem no dia a dia de qualquer empreendedor.

Veja como você pode ter Mais Resultados e Menos Problemas, podendo focar no que é essencial para o seu negócio que é Aumentar o Lucro.

Estes problemas acontecem porque a grande maioria das empresas tem uma visão departamental ou de área e não uma Visão por Processos.

Muitas delas definem suas áreas a partir de um conhecimento geral sobre empresas tem que ter uma Área comercial, uma Área financeira, uma Contabilidade etc..

Isso é muito complicado porque cada um fica olhando para o seu feudo, para a sua área e não enxerga a empresa como um todo.

Agora, quando cada um sabe exatamente onde a sua área se encaixa nesse todo, que é A Empresa, e todos com o mesmo objetivo de Satisfazer Seus Clientes e Gerar Lucro os resultados positivos vêm.

VISÃO E ORIENTAÇÃO PARA PROCESSOS

Estruturar os Processos

Grande parte dos problemas das empresas acontece justamente por não ter uma visão e orientação para processos e muito menos de ter Processos Bem Estruturados e que realmente gerem resultados.

TAIS COMO:

  • Um Processo Comercial que vende bastante e com boa margem;
  • Um Processo Financeiro que cobra corretamente e gera todas as informações;
  • Uma Área de Suporte que resolve realmente os problemas dos clientes
  • E Assim vai…

Temos outros artigos que mostram um passo a passo de como Mapear e Estruturar os Processos da Sua Empresa para que eles sejam eficazes e gerem resultados. (Colocar link para outros artigos)

  • Empresas de Alta Performance e Muito Lucrativas têm processos muito bem estabelecidos.

 O que é processo?

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Processo é tudo aquilo que transforma uma entrada em uma saída, por exemplo, o processo de manutenção de uma oficina pega uma entrada (carro para arrumar) executa várias rotinas e gera uma saída (carro arrumado).

Um processo comercial pega uma entrada (Cliente, lead , prospect, avatar, prospecto etc.) executa várias rotinas e gera uma saída (cliente com o produto comprado).

É preciso definir os processos necessários para seu negócio se tornar uma Empresa de Altamente Lucrativa.

VAMOS VER ALGUNS DELES:

  • Processo de Compras;
  • Processo de Recursos Humanos;
  • Processo Financeiro;
  • Processo Comercial;
  • Processo de Produção ou de Prestação do Serviço;
  • Processo de Contabilidade;

Para definir um processo, reúna com o responsável por ele na sua empresa e faça um Fluxograma do jeito que esse processo é estruturado HOJE!

Atenção!

Para capturar o máximo de informações que descrevem o processo, tais como: Sequência, Responsáveis, Recursos Humanos, Materiais e Tecnológicos, Equipamentos etc.

Enfim, Tudo!

 Essa fase de mapeamento chamamos de Processo As Is.


 PROCESSO As-Is

Estruturar os Processos

 Feito o fluxograma, é hora de otimizar o processo para que ele produza o máximo de Resultados e Sem Retrabalho.

Reúna a equipe e veja tudo que pode ter de oportunidade de melhoria.

Alguns exemplos de melhoria são a automatização de algumas partes, eliminação de outras, mudança na ordem de execução das tarefas, melhor integração com outros processos, enfim tudo que for para melhorar a saída ou o entregável do processo.

A isso chamamos de Processo To Be, ou seja, como ele deve ser para produzir o máximo de resultados, com a maior qualidade possível, entregando tudo no Prazo e com o Menor Custo possível.

Depois de redesenhado o processo, chegou a hora de definir os indicadores que vão medir o desempenho do seu processo para atingir o objetivo dele.

Para um processo comercial, teremos os indicadores de Número de Clientes, Faturamento e Prazo Médio de Recebimento, por exemplo.

Feito tudo isso, é Hora de Treinar Todas as Pessoas no processo redesenhado, começar a alimentar os indicadores de desempenho com os dados e controlar a eficiência do processo para Gerar os Resultados Esperados.

Você precisa saber que é necessário gerenciar e executar os processos e as rotinas da empresa para poder transformá-lo em uma Empresa Altamente Lucrativa.

Se você tiver alguma dúvida sobre o que foi falado aqui você pode deixar o seu comentário aqui embaixo que iremos responder o mais rapidamente possível.

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